Datenschutzbestimmung für Kandidaten

Einleitung

Zuallererst möchten wir betonen, dass der Schutz Ihrer persönlichen Daten bei uns höchste Priorität hat und wir uns strikt an die geltenden Datenschutzgesetze halten. In diesem Dokument erläutern wir, welche persönlichen Informationen wir von Ihnen sammeln, wenn Sie sich auf unserem Bewerberportal registrieren oder sich per E-Mail oder Post auf eine spezifische Stelle bewerben, warum wir diese Daten benötigen, wie sie verwendet werden und an wen Sie sich bei Rückfragen wenden können.

Die verwendeten Begriffe sind nicht geschlechtsspezifisch.

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Für wen ist diese Datenschutzrichtlinie gedacht?
Diese Richtlinie wendet sich an Einzelpersonen (im Folgenden auch als Bewerber bezeichnet), die Interesse daran haben, ein kostenfreies Nutzerkonto auf unserem Bewerberportal von Talentlobby zu erstellen, sei es als Teil einer Bewerbung oder aus Eigeninitiative, sowie an Bewerber, die sich per E-Mail oder auf dem Postweg für eine spezifische Stelle bewerben.
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Unsere Identität und Rolle
Wir, die ADVANCED DIGITAL GmbH, mit der Recruiting Marke "Talentlobby" (Hauptbüro in Salzburg), sind führend im Bereich Hotellerie und Gastronomie Recruiting in Österreich und Deutschland. Unsere Expertise liegt in der Vermittlung und Beratung von Köchen, Kellnern, Rezeptionisten, Housekeeping-Personal und Führungskräften.

Unsere Kontaktdaten:
ADVANCED Digital GmbH
Mayrwiesstraße 11, 5300 Salzburg, Österreich
Telefon: +43 660 14 16 199
E-Mail: hello@talentlobby.de
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Verwendungszweck Ihrer Daten bei Talentlobby
Ihre persönlichen Informationen werden bei Talentlobby für die Zwecke der Karriereberatung und Jobvermittlung genutzt. Um diesen Service zu nutzen, können Sie auf unserer Website https://www.talentlobby.com/ ein Konto erstellen, auch wenn Sie sich nicht auf eine spezifische Stelle bewerben. Ein Mitglied unseres Talentlobby-Teams wird daraufhin Kontakt zu Ihnen aufnehmen, entweder per E-Mail oder telefonisch, um die nächsten Schritte zu besprechen.

Als Bewerber haben Sie zudem die Möglichkeit, ein Konto anzulegen und sich direkt auf eine ausgeschriebene Stelle zu bewerben. In diesem Fall wird ebenfalls ein Teammitglied von Talentlobby mit Ihnen in Verbindung treten, um das weitere Vorgehen zu erörtern. Es ist zu beachten, dass nicht jede Bewerbung sofort zum Erfolg führt. Mit Ihrer Zustimmung (siehe Abschnitt 5) wird Talentlobby weiterhin mit Ihnen in Kontakt bleiben und Sie über passende Stellenangebote informieren, die zu Ihrem Profil passen.

Rechtliche Grundlagen für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten bei Talentlobby
Bei Talentlobby erfolgt die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten hauptsächlich, um ein Bewerberprofil und ein Benutzerkonto für Sie zu erstellen und Ihnen passende Stellenangebote zu empfehlen. Diese Verarbeitung basiert auf Ihrer ausdrücklichen Zustimmung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a der DSGVO.

Wenn Sie sich auf eine spezifische Stelle bewerben, beispielsweise per E-Mail oder Post, erstellen wir ein Benutzerkonto mit den von Ihnen bereitgestellten Daten. Dies ist ein notwendiger Schritt im Rekrutierungsprozess und erfolgt auf der Grundlage der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin, also Ihrer Bewerbung auf eine oder mehrere spezifische Stellen, basieren (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO). Über Ihr Benutzerkonto können Sie Ihre Daten aktuell halten (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe d DSGVO). In diesem Fall wird jedoch kein umfassendes Bewerberprofil erstellt und es erfolgen keine weiteren Stellenempfehlungen, es sei denn, Sie geben hierfür Ihre Zustimmung (siehe erster Absatz dieses Punktes).

Zusätzlich kann die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund eines überwiegenden berechtigten Interesses (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO) oder zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO) erfolgen, insbesondere im Zusammenhang mit der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, wie beispielsweise Ansprüchen nach dem Gleichbehandlungsgesetz. In solchen Fällen werden Ihre Daten, falls notwendig, nur eingeschränkt gespeichert.

Es besteht weder eine gesetzliche noch eine vertragliche Verpflichtung zur Offenlegung Ihrer persönlichen Daten. Ohne diese Informationen können wir jedoch keine Bewerbungen bearbeiten oder Sie über geeignete Stellenangebote informieren.

Erfassung und Verarbeitung persönlicher Daten bei Talentlobby
6.1 Bei der Anlage eines Benutzerkontos bei Talentlobby werden folgende Datenkategorien erfasst und verarbeitet:

Datentyp
Verwendungszweck
Rechtliche Grundlage
IP-Adresse, Anmeldedaten (Benutzername, Passwort, Zustimmung zu Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen)
Für die eindeutige Identifizierung des Nutzers und zur Dokumentation der Zustimmung zu Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen
Berechtigtes Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO) und rechtliche Verpflichtungen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO)

Vor- und Nachname
Für die Abwicklung des Bewerbungsprozesses (aktive oder passive Bewerbung) und möglicherweise für die Terminbuchung für ein Interview; Ihr Name kann auch auf Rechnungen an Kunden oder Arbeitgeber erscheinen

Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO) oder vorvertragliche Maßnahmen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO)

Adresse
Für die Abwicklung des Bewerbungsprozesses
Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO) oder vorvertragliche Maßnahmen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO)
Kontaktinformationen (E-Mail-Adresse und Telefonnummer)
Für die Abwicklung des Bewerbungsprozesses und möglicherweise für die Terminbuchung für ein Interview
Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO) oder vorvertragliche Maßnahmen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO)
Bewerbungsunterlagen
Für die Abwicklung des Bewerbungsprozesses
Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO) oder vorvertragliche Maßnahmen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO)
Berufserfahrung
Für die Abwicklung des Bewerbungsprozesses
Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO) oder vorvertragliche Maßnahmen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO)
Ausbildungsdaten
Für die Abwicklung des Bewerbungsprozesses
Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO) oder vorvertragliche Maßnahmen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO)
Berufliche Anforderungen
Für die Abwicklung des Bewerbungsprozesses
Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO) oder vorvertragliche Maßnahmen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO)
Fähigkeiten und Qualifikationen
Für die Abwicklung des Bewerbungsprozesses
Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO) oder vorvertragliche Maßnahmen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO)
Datum und Uhrzeit (der Registrierung bzw. Aktualisierung)
Zur Überprüfung der Aktualität der Daten und zur Optimierung der Karriereberatung
Berechtigtes Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO)

6.2 Im Laufe des Rekrutierungsverfahrens ergänzt ein Talentlobby-Mitarbeiter die folgenden Datenkategorien:

Datentyp
Verwendungszweck
Rechtliche Grundlage
Termine und Notizen zum Gespräch, Profilanmerkungen
Diese Informationen helfen unseren Recruitern, einen Eindruck von Ihnen zu gewinnen und zu beurteilen, ob eine Stelle für Sie geeignet oder interessant sein könnte.
Berechtigtes Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO)
Aufenthaltsgenehmigung (nur relevant für Personen aus Nicht-EU-Ländern)
Zur Überprüfung der arbeitsrechtlichen Anstellungsmöglichkeiten.

Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO)

E-Mail-Korrespondenz

Zur Dokumentation der Kommunikation und der durchgeführten Schritte.
Berechtigtes Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO)

Vorgeschlagene oder beworbene Jobpositionen

Zur Dokumentation und Nachverfolgung Ihrer Bewerbungsprozesse.
Berechtigtes Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO)

Schlagwortzuordnung Ihres Profils
Um Ihr Profil in unserer Datenbank leichter auffindbar zu machen.

Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO)

Gehaltsangaben (bei erfolgreicher Vermittlung)

Bei erfolgreicher Vermittlung werden Ihre Gehaltsdaten für Rechnungslegung an Kunden, sowie zu statistischen Zwecken gespeichert.

Berechtigtes Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO)

Arbeitsbeginn (bei erfolgreicher Vermittlung)

Das Datum Ihres Arbeitsbeginns wird im Falle von Garantieansprüchen bei vorzeitiger Vertragsauflösung gespeichert.

Berechtigtes Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO)

Arbeitgeber (bei erfolgreicher Vermittlung)

Bei erfolgreicher Vermittlung wird Ihr neuer Arbeitgeber für Rechnungslegungs-, Garantie- und statistische Zwecke vermerkt.
Berechtigtes Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO)
Gegebenenfalls Privatadresse

Bei erfolgreicher Vermittlung kann ein Vermittlungsgeschenk an Ihre Privatadresse gesendet werden.

Berechtigtes Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO)

Bitte beachten Sie, dass Gesundheitsdaten sowie Informationen über Ihre rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit oder sexuelle Orientierung besonders schützenswerte Daten sind (gemäß Artikel 9 DSGVO). Wir bitten Sie daher, solche Informationen nicht an uns zu übermitteln, weder in Lebensläufen noch in anderen Dokumenten oder Unterlagen.

Wird bei Talentlobby ein Profiling-Verfahren angewendet?
Um Kandidaten gezielt passende Jobangebote zu machen, taggen wir – vorausgesetzt, wir erhalten Ihre Einwilligung – die Profile in unserer Datenbank. Diese Tags umfassen Details aus Ihren Bewerbungsunterlagen, einschließlich Ihrer Kompetenzen, Qualifikationen, Gehaltserwartungen, bevorzugten Arbeitsort, Bereitschaft zu Dienstreisen und beruflichen Werdegang. Wenn es um die Identifizierung passender Kandidaten für neue Jobangebote geht, werden diese Tags sowie alle anderen in Ihrem Profil hinterlegten Informationen mit den Anforderungen der jeweiligen Position abgeglichen.

In unseren Vermittlungsprozessen setzen wir jedoch keine vollautomatisierten Systeme ein, die dazu führen, dass Kandidaten automatisch vom Bewerbungsverfahren ausgeschlossen oder direkt einem unserer Kunden vorgeschlagen werden. Die Entscheidung, welche Kandidaten für bestimmte Stellen in Frage kommen oder an unsere Kunden weiterempfohlen werden, wird immer von einem unserer Talentlobby-Recruiter getroffen. Daher findet bei uns keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 der DSGVO statt.
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Weitergabe Ihrer Daten bei Talentlobby
8.1 Zugriff durch Talentlobby-Mitarbeiter
Für die Zwecke unserer Dienstleistung haben ausgewählte Mitarbeiter von Talentlobby und gegebenenfalls Mitarbeiter von Partnerunternehmen (siehe Abschnitt 3) Zugriff auf die in Abschnitt 6 beschriebenen Daten.

8.2 Weitergabe an Kunden von Talentlobby
Während des Vermittlungsprozesses empfehlen wir Ihnen passende Stellen. Nachdem Sie ein Interview bei Talentlobby absolviert haben und Ihr Einverständnis gegeben haben, übermitteln wir Ihre Informationen für bestimmte Stellen an unsere Kunden. Diese Kunden erhalten jedoch nicht direkten Zugang zu all Ihren Daten. Es wird ein spezifischer Bericht über den Kandidaten als PDF erstellt, der grundlegende Informationen wie persönliche Daten, berufliche Vorstellungen und die Beurteilung des Talentlobby-Recruiters, basierend auf Ihren Gesprächen und Notizen, enthält. Unsere Kunden sind durch Verträge zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet.

8.3 Einsatz von technischen Serviceanbietern
Wir nutzen externe Dienstleister für bestimmte technische Services, die als Auftragsverarbeiter fungieren. Dazu gehören beispielsweise der Anbieter unserer Rekrutierungsplattform (Hubspot Inc., EU) und weitere Anbieter, die uns die notwendige Infrastruktur für unsere Software bereitstellen. Diese Dienstleister haben lediglich für Wartungs- und Supportzwecke Zugang zu Ihren Daten und sind durch eine Auftragsverarbeitervereinbarung gemäß Artikel 28 DSGVO zur Wahrung der Vertraulichkeit und der Einhaltung von Sicherheitsstandards verpflichtet. Eine Datenverarbeitung in Drittländern findet in diesem Rahmen nicht statt.

8.4 Weitergabe an andere Stellen
In bestimmten Fällen, wie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Verteidigung gegen Rechtsansprüche, kann es notwendig sein, dass wir Zugang zu Ihren Daten für Behörden, Gerichte oder Anwälte gewähren.

Ihre Datenschutzrechte bei Talentlobby
Unter der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben Sie als Nutzer bestimmte Rechte, einschließlich des Rechts auf Information, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Übertragung der Daten, Korrektur, Rücknahme Ihrer Zustimmung und Einlegung von Widerspruch. Hier eine detailliertere Erläuterung einiger dieser Rechte:
Ihr Recht auf Information und Korrektur
Sie haben Anspruch darauf, über die von Talentlobby gespeicherten persönlichen Daten informiert zu werden. Sollten diese Daten fehlerhaft oder unvollständig sein, können Sie eine Aktualisierung oder Ergänzung fordern.
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Ihr Recht, die Zustimmung zu widerrufen und Daten löschen zu lassen
Sie können Ihre Zustimmung zur Datenverarbeitung zu jedem Zeitpunkt zurücknehmen und die Löschung Ihrer persönlichen Daten beantragen. In diesem Fall sind wir verpflichtet, die betreffenden Daten zu entfernen, sofern keine rechtliche Aufbewahrungspflicht oder ein berechtigtes Interesse unsererseits besteht. Der Widerruf Ihrer Zustimmung beeinflusst nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zu diesem Zeitpunkt erfolgte.

Ihr Recht auf Beschränkung der Verarbeitung, Datenportabilität und Widerspruch
Sie haben das Recht, unter bestimmten Umständen die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken oder die Übermittlung Ihrer Daten gemäß dem Recht auf Datenportabilität zu verlangen. Außerdem können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einlegen.
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Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Falls Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten nicht den Datenschutzvorschriften entspricht, steht Ihnen das Recht zu, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Informationen zur österreichischen Datenschutzbehörde finden Sie hier: https://www.dsb.gv.at/ueber-die-website/kontakt.html.
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Speicherdauer Ihrer persönlichen Informationen bei Talentlobby
Talentlobby bewahrt Ihre persönlichen Informationen so lange auf, wie es für die Erreichung der zuvor genannten Ziele notwendig ist, etwa im Rahmen der rechtlichen Anforderungen gemäß §§ 15 Abs 1, 29 des Gleichbehandlungsgesetzes. Nachdem diese Zwecke erfüllt sind, werden Ihre Daten von uns aktiv und unverzüglich entfernt. Sollten Sie uns eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, wird diese Verarbeitung nur bis zu Ihrem Widerruf fortgesetzt.
Falls wir über einen längeren Zeitraum hinweg keine geeigneten Stellenangebote für Bewerber finden, behalten wir uns vor, deren Profile eigeninitiativ zu entfernen. Falls in der Zukunft passende Stellen für Sie verfügbar werden, können Sie jederzeit ein neues Konto bei uns anlegen.
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Ihre Ansprechpartner
Für Rückfragen zu unserer Datenschutzrichtlinie oder zur Ausübung Ihrer Rechte, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:
Talentlobby GmbH
Datenschutzbeauftragter
Mayrwiesstraße 11
5300 Salzburg, Österreich
E-Mail: hello@talentlobby.de